Descrição
Oferecer suporte administrativo eficiente, garantindo a organização, comunicação e logística do
escritório ou organização. A secretária desempenha um papel crucial no apoio administrativo e
organizacional, garantindo que as operações do escritório sejam eficientes e funcionais. Seu
papel é otimizar o tempo da equipe, manter o ambiente de trabalho organizado, fornecer
atendimento de qualidade e assegurar a confidencialidade das informações, contribuindo para o
bom andamento das atividades diárias.
Atua de forma estratégica no apoio à gestão de documentos, organização de
agendas, atendimento telefônico e por e-mail a clientes internos e externos, organização de
reuniões e execução de tarefas administrativas que assegurem a eficiência dos fluxos de
trabalho. Além disso, é responsável por recepcionar clientes, organizar documentos e arquivos,
controlar correspondências, gerenciar fornecedores e contratos, cuidar de compras e materiais
do escritório e apoiar na manutenção da limpeza do escritório.
OBRIGATÓRIO:
● Pacote Office;
● Experiência em rotinas administrativas e
organização de agendas;
● Noções básicas de arquivamento e
controle de documentos;
● Capacidade de atender telefonemas e
e-mails de forma profissional.
● Boa escrita e comunicação.
COMPLEMENTAR/DIFERENCIAL:
● Conhecimento básico sobre
propriedade intelectual (marcas,
patentes, direitos autorais) será
considerado um diferencial.
● Experiência com sistemas de gestão de
documentos e processos
administrativos.
COMPORTAMENTAL:● Proatividade: Capacidade de antecipar as necessidades dos colaboradores e sócios e
oferecer soluções antes de serem solicitadas.
● Organização: Habilidade para manter registros e informações organizadas.
● Comunicação: Facilidade para expressar informações e ideias de maneira clara, assertiva
e objetiva.
Atividades
● Recepção de clientes em reuniões agendadas oferecendo suporte como servir água e café;
● Gerenciar a agenda do escritório e salas de reuniões;
● Compra de passagens e hospedagem quando necessário;
● Orçamento e requisição de pedidos de compra de suprimentos e materiais de uso e consumo
do escritório (limpeza, copa, banheiros etc.);
● Realizar a gestão e manutenção da limpeza do escritório, incluindo a retirada de lixos;
● Acompanhamento de tarefas administrativas solicitadas, garantindo o cumprimento das
demandas no prazo solicitado.
● Organizar e controlar documentos e arquivos.
● Controle e acompanhamento de suporte junto à TI (chamados, manutenção de impressoras,
inventários e suporte em geral);
● Atendimento telefônico e por e-mail, direcionando para os setores responsáveis e anotando
recados;
● Abertura do portão de acesso aos clientes;
● Controle de correspondências e envio de documentos (correios, cartórios, envio de entregas,
etc);
● Apoiar na gestão de fornecedores e contratos administrativos;
Benefícios
Benefícios: VT (com desconto de 6% na folha de pagamento, referente ao valor utilizado
por dia trabalhado presencial), VR/VA no cartão Caju (R$ 27,10 por dia útil), Day Off
Aniversário, PPR semestral e plano de saúde (Unipart ou Unifácil após o período de
experiência)
Resumo da Vaga
- Código da Vaga: 634
- 1 Vaga
- Tipo de Contrato: CLT
- Endereço: - Porto Alegre / RS
- Salário: R$2258,00
- Horário: Horário comercial
- Dias de trabalho: Segunda à Sexta
- Auxílio Alimentação: R$ 27,10 Ao dia
- Auxílio Transporte: Sim
- Plano de Saúde e Odonto: Sim
- Nível de Ensino: Ensino Médio - Concluído
- Requer Experiência: Sim
- Bolsa:
- Curso: Formação completa ou cursando a partir do 5º semestre em Administração e áreas correlatas.
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Cidades de Interesse:
- Porto Alegre
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Cargos de Interesse:
- Idiomas: